1. Almennt
Byggingafélag námsmanna leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari tilkynningu má sjá hvaða persónuupplýsingum félagið safnar um einstaklinga vegna starfsemi sinnar og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað við geymum þær lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli félagið safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
2. Hvað eru persónuupplýsingar og vinnsla persónuupplýsinga?
Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira.
Með viðkvæmum persónuupplýsingum er átt við persónuupplýsingar sem njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlögum s.s. upplýsingar um þjóðernisuppruna eða kynþátt, stjórnmála- og trúarskoðanir, stéttarfélagsaðild, erfðagögn, heilsu, kynlíf eða kynhneigð.
Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu.
3. Hvernig vinnur félagið persónuupplýsingar?
Hjá okkur fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Félagið gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar. Félagið gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:
- Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti.
- Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi.
- Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er.
- Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur.
- Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á.
- Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.
4. Sjálfvirk ákvarðanataka
Sjálfvirk ákvarðanataka er það ferli þegar tekin er ákvörðun með sjálfvirkum hætti án nokkurrar mannlegrar aðkomu. Slíkar ákvarðanir geta verið byggðar á persónusniðum, þ.e. þegar persónuupplýsingar eru notaðar til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklings, einkum að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, o.fl. Dæmi um sjálfvirka ákvarðanatöku væri ef ákvörðun um lánveitingu í gegnum vefsíðu byggði eingöngu á lánshæfismati.
Hjá okkur fer ekki fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga.
5. Um hverja safnar Byggingafélag námsmanna persónuupplýsingum?
Í starfsemi okkar er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem félagið hefur undir höndum eru um starfsmenn þess, viðskiptavini, tengiliði viðskiptavina, viðsemjendur og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.
6. Hvaða persónuupplýsingum safnar Byggingafélag námsmanna um þig?
Við meðhöndlum ólíkar persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga eftir því hvaða starfsemi félagsins er um að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast félagið við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.
Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um umsækjendur, fyrrverandi og núverandi starfsfólk:
- grunnupplýsingar (nafn, heimilisfang, netfang o.fl.)
- andlitsmynd
- stéttarfélagsaðild
- bankaupplýsingar
- skattaupplýsingar
- upplýsingar
- úr starfsumsókn
- úr ráðningarsamningi
- úr tímaskráningu
- um launagreiðslur
- um heilsufar
- úr tölvupóstssamskiptum
- um orlof
- um meðlagsgreiðslur
- um verkefnastöðu
- úr frammistöðukönnunum
- úr starfsmannasamtölum
- um ástæðu áminningar/uppsagnar
- úr um símanotkun (lengd og tímasetning símtala)
- um námskeiðssókn
- um tjónsviðburði
Félagið safnar og vinnur með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um umsækjendur, leigutaka og birgja:
6.1 Tölvupóstssamskipti
Við notum m.a. tölvupóst til að eiga í samskiptum við umsækjendur, leigutaka og tengiliði birgja og söfnum í þeim tilgangi tengiliðaupplýsingum ásamt samskiptunum sjálfum.
6.2 Leigusamningar
Í þeim tilgangi að gera samninga við leigutaka okkar söfnum við grunnupplýsingum um þá.
6.3 Reikningagerð
Í þeim tilgangi að senda út reikninga og innheimta leigugreiðslur söfnum við grunnupplýsingum um leigutaka ásamt reikningsupphæð.
6.4 Viðskiptamannaskrá
Í þeim tilgangi að halda skrá um núverandi og fyrrverandi viðskiptavini (birgja) okkar ásamt viðskiptasögu, söfnum við grunnupplýsingum um þá.
6.5 Hafa samband í gegnum vefsíðu
Við tökum við ábendingum frá leigutökum í gegnum vefsíðu okkar söfnum í þeim tilgangi auðkennis- og tengiliðaupplýsingum ásamt innihaldi ábendingar.
6.6 Vefsíða - umsóknir
Til að flokka umsækjendur á biðlista eftir íbúðum hjá félaginu og til að gera samninga við þá sem fá úthlutað söfnum við grunnupplýsingum, upplýsingum um fjölda barna leigutaka og upplýsingar um hvort viðkomandi er með hreyfihömlun.
Í þeim tilvikum þar sem félagið þarf að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, s.s. sem upplýsingum um aðild starfsmanna að stéttarfélagi og um heilsufar leigutaka er sérstök aðgát höfð við meðferð slíkra upplýsinga.
7. Í hvaða tilgangi safnar félagið persónuupplýsingum um þig?
Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:
- Geta efnt samningsskyldu, til dæmis við starfsmenn og viðsemjendur.
- Geta veitt viðskiptavinum umbeðna þjónustu.
- Gæta að lögmætum hagsmunum félagsins, til dæmis með eftirlitsmyndavélum í öryggis- og eignavörsluskyni.
- Uppfylla lagaskyldu.
8. Á hvaða lagagrundvelli vinnur félagið persónuupplýsingar um þig?
Við söfnum og vinnum persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:
- Samþykki þínu.
- Til að uppfylla samningsskyldu.
- Til að uppfylla lagaskyldu.
- Til að gæta að lögmætum hagsmunum félagsins.
9. Hve lengi geymir Byggingafélag námsmanna persónuupplýsingar um þig?
Félagið geymir persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir félagið að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðir félagið þeim með öruggum hætti.
10. Frá hverjum safnar félagið upplýsingum um þig?
Félagið safnar persónuupplýsingum frá þér beint. Ef safnað er persónuupplýsingum frá þriðja aðila munu Byggingafélag námsmanna eftir fremsta megni leitast við að upplýsa viðkomandi einstakling um það.
11. Hvenær miðlar félagið þínum persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju?
Byggingafélag námsmanna miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru af félaginu til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitenda, umboðsmanna eða verktaka. Í þeim tilfellum gerir félagið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum Byggingafélags námsmanna um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.
Byggingafélag námsmanna miðlar einnig upplýsingum til þriðju aðila þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum, til dæmis til Landlæknis sem hefur heimild til að kalla eftir upplýsingum, sbr. lög um landlækni og lýðheilsu nr. 41/2007.
12. Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið
Byggingafélagi námsmanna er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Félagið gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
13. Réttindi þín
Hafir þú veitt samþykki þitt fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga átt þú rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 á að afturkalla samþykki þitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá nýtur þú einnig annarra réttinda, svo sem réttar til aðgangs að þínum gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum um þig verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þig og réttar til að flytja eigin gögn. Hafa skal í huga að réttindi þín eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.
14. Öryggi persónuupplýsinga
Byggingafélag námsmanna hefur gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna. Auk þess stuðlar félagið að því að starfsmenn fái reglulega viðeigandi fræðslu og þjálfun um öryggismál.
15. Upplýsingar um Byggingafélag námsmanna
Nafn: Byggingafélag námsmanna ses.
Kt. 700707-0750
Heimilisfang: Skeifan 19, 125 Reykjavík.
Netfang: bodvar@bn.is.
16. Réttur til að leggja fram kvörtun hjá persónuvernd
Dragir þú í efa að Byggingafélag námsmanna meðhöndli persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hefur þú rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is).
17. Endurskoðun á þessari persónuverndaryfirlýsingu
Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða gerðar á því hvernig Byggingafélag námsmanna vinnur með persónuupplýsingar.
Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingunni taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt.
Síðast uppfært: apríl 2021